Automatitzar trucades amb IA: el prefix 400 i les regles que cal saber

Moltes petites empreses perden hores cada setmana fent trucades que sempre són iguals: confirmar cites, recordar una revisió, avisar que una comanda ja és a punt o fer el seguiment d'un pressupost. Per això cada vegada més negocis es plantegen automatitzar trucades amb un agent d'IA de veu. Però aquesta tardor el marc legal es mou: a partir del 17 d'octubre, les trucades comercials s'han de fer des de numeració que comenci per 400. T'expliquem què vol dir per al teu negoci i com organitzar les trucades automàtiques perquè siguin útils i compleixin les normes.

Què canvia el 17 d'octubre amb el prefix 400?

El 400 és un rang de numeració de nou xifres reservat a les trucades comercials, és a dir, les que serveixen per oferir o vendre productes i serveis. Té dues particularitats: és d'un sol sentit (el client rep la trucada però no la pot tornar a aquest número) i permet saber de seguida que una trucada és publicitat. La mesura forma part del desplegament de la Llei 10/2025 de serveis d'atenció a la clientela, que separa clarament les comunicacions comercials de les d'atenció al client.

Les trucades d'atenció i de gestió d'un servei ja contractat, en canvi, continuen anant per números gratuïts 800 i 900, números fixos geogràfics o números curts assignats, i ja no es poden fer des de números mòbils. Aquest canvi també ajuda els clients finals a protegir-se; en vam parlar a l'article sobre les estafes telefòniques i per SMS i com reconèixer una trucada comercial.

Trucades de servei o trucades comercials: on és la frontera?

Abans d'automatitzar res, el primer pas és fer inventari de totes les trucades que fa el teu negoci i classificar-les. Una orientació pràctica:

• Trucades de servei: confirmar o canviar una cita, avisar que el cotxe ja és a punt al taller, informar d'una incidència o recordar un document pendent d'una gestió ja contractada.
• Trucades comercials: presentar una oferta, recuperar antics clients amb una promoció, proposar una renovació amb un descompte o trucar a contactes que encara no són clients.
• Zona grisa: un recordatori que acaba amb una oferta. Si hi ha un component de venda, tracta la trucada com a comercial o separa-la en dues comunicacions. En cas de dubte, consulta-ho amb el teu assessor.

El número és només una part de l'equació. La Llei general de telecomunicacions reconeix el dret a no rebre trucades comercials no desitjades, de manera que cal el consentiment previ de la persona o una altra base legal vàlida segons el Reglament general de protecció de dades, i cal deixar fora els números inscrits a la Llista Robinson. Fer servir un 400 no converteix en correcta una trucada que no ho és.

Com automatitzar trucades amb IA pas a pas

1. Comença per les trucades de servei. Són les que aporten més estalvi amb menys risc. Les confirmacions i els recordatoris de cites redueixen les absències i alliberen l'equip. Un agent de veu connectat al calendari pot trucar, confirmar i, si cal, buscar una nova hora.
2. Separa els fluxos des de l'origen. Cada campanya ha de tenir clar si és de servei o comercial, i sortir amb la numeració que li correspon.
3. Truca només a qui t'ho ha autoritzat quan la trucada sigui comercial, i desa quan i com et va donar el consentiment. Si algú demana que no el tornis a trucar, l'agent ho ha d'apuntar i el sistema ho ha de respectar.
4. Digues clarament que parla una IA. El Reglament europeu d'intel·ligència artificial obliga, des del 2 d'agost de 2026, a informar les persones que interactuen amb un sistema d'IA, tret que sigui evident pel context. Una frase breu al començament de la trucada ho resol i genera confiança.
5. Ofereix sempre una sortida humana. La nova llei d'atenció a la clientela insisteix que, a les empreses obligades, els sistemes automàtics no poden ser l'únic canal i que el client ha de poder demanar atenció personal. Encara que el teu negoci no hi estigui obligat, és una bona pràctica: si el cas es complica, l'agent ha de passar la trucada a una persona amb tot el context.
6. Mesura i ajusta. Revisa quantes cites es confirmen, quantes es mouen i què pregunten els clients, i millora el guió cada mes.

Quins negocis en treuen més profit?

Pensa en una clínica dental de Girona que confirma les visites de l'endemà, un taller de Sabadell que avisa quan el vehicle està llest, una immobiliària de Tarragona que fa el seguiment de les visites als pisos o una perruqueria de Lleida que omple els forats de l'agenda trucant als clients que s'havien apuntat a la llista d'espera. En tots aquests casos, el que es repeteix cada dia és el que convé automatitzar primer. I si el que et preocupa són les trucades que entren i no pots agafar, la peça complementària és una recepcionista virtual amb IA que atén en català.

A 1714 Telecom t'ajudem a posar-ho en marxa amb agents d'IA de veu en català que fan i reben trucades, reserven i recorden cites i passen la trucada a una persona quan cal, i amb automatitzacions amb IA que connecten l'agenda, el CRM i els recordatoris per WhatsApp o SMS. Els plans comencen a 99,90 €/mes més IVA, sense permanència, i els tens tots a la pàgina de preus dels agents d'IA. Vols sentir com sona? Demana una trucada de demostració gratuïta o truca'ns al 621 498 318 i t'ho expliquem en català. I si el negoci també necessita línies, tens mòbil des de 5,90 €/mes i fibra simètrica fins a 1 Gb.